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BESTANDSVERWALTUNG UND BEWÄHRTE VERFAHREN FÜR KRANKENHÄUSER | MDF-INSTRUMENTS

Einrichtungen des Gesundheitswesens benötigen eine straffe Bestandsverwaltung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein Mangel an medizinischem Material, das von diagnostischen Geräten über Medikamente bis hin zu Rohstoffen reichen kann, kann zu kostspieligen Ergebnissen führen - sowohl in Bezug auf die Patientenversorgung als auch in finanzieller Hinsicht.

Die Bestandsverwaltung in Krankenhäusern ist ein komplizierter Prozess mit einer Vielzahl von Facetten, dessen Komplexität exponentiell zunimmt, je mehr Abteilungen und Standorte hinzukommen.

Als Anbieter von medizinischen Instrumenten der Spitzenklasse ist sich MDF Instruments® der Bedeutung der Bestandsverwaltung in Gesundheitseinrichtungen bewusst. Daher werden wir in diesem Artikel die vielen Prozesse aufschlüsseln, die mit der Bestandsverwaltung in Krankenhäusern verbunden sind, und eine Liste der besten Praktiken aufstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung im Gesundheitswesen gut bestückt ist.

Was ist Bestandsmanagement im Allgemeinen?

Bestandsmanagement ist der Prozess der Bestellung und Nachverfolgung der Bestände, wenn sie am Zielort eintreffen - in diesem Fall in Krankenhäusern. Mit anderen Worten: Die Bestandsverwaltung stellt sicher, dass eine bestimmte Einrichtung die richtigen Produkte zur richtigen Zeit vorrätig hat.

Was ist Bestandsmanagement für das Gesundheitswesen?

Die Bestandsverwaltung im Gesundheitswesen folgt denselben Grundsätzen wie die normale Bestandsverwaltung, mit einigen wichtigen Unterschieden: Sie dient dazu, den Überblick über den Bestand, die Bestellungen, die Einkäufe, die Zahlungen und die kritischen Vorräte (sowohl dauerhafte als auch verderbliche) für die Patientenversorgung zu behalten.

Welche Bedeutung hat die Bestandsverwaltung im Gesundheitswesen?

Die Bestandsverwaltung ist von entscheidender Bedeutung für den effektiven Betrieb in einem so schnelllebigen und unvorhersehbaren Umfeld wie einem Krankenhaus.

Das liegt vor allem an der großen Vielfalt der in einem Krankenhaus benötigten Materialien. So erfordern beispielsweise Artikel mit hohem Verbrauch und geringer Haltbarkeit wie Tupfer und Spritzen Liefer- und Inventarisierungsabläufe, um sicherzustellen, dass das Krankenhaus über einen ausreichenden Bestand verfügt.

Auf der anderen Seite des Spektrums ist die Buchhaltung für höherwertige Verbrauchsmaterialien wie chirurgische Sets wichtig für die Aufrechterhaltung hoher Standards in der Patientenversorgung und aus finanzieller Sicht.

Da diese hochwertigen Verbrauchsmaterialien einen beträchtlichen Teil des Krankenhausinventars ausmachen, kann es auf lange Sicht sehr kostspielig sein, den Überblick über sie zu verlieren, was zu einem Schneeballeffekt führen kann, der das finanzielle Wohlergehen des gesamten Krankenhauses beeinträchtigt.Mit anderen Worten:

Da die Finanzen eines Krankenhauses und das körperliche Wohlbefinden der Patienten eng miteinander verwoben sind, ist die Bestandsverwaltung einer der wichtigsten (wenn nicht sogar der wichtigste) Aspekt der Krankenhausverwaltung.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Bestandsverwaltung in Krankenhäusern?

Der Betrieb eines Krankenhauses ist ein komplexes, vielschichtiges Unterfangen. Daher gibt es eine Vielzahl von Herausforderungen, denen sich Krankenhäuser bei der täglichen Bestandsverwaltung stellen müssen. Hier sind nur einige davon:

Verwaltung von Verfallsdaten und Rückrufaktionen

Es liegt in der Natur der Sache, dass Krankenhäuser über einen großen Lagerbestand verfügen (sollten).
Daher kann es schwierig sein, ein System einzurichten, das sicherstellt, dass das Personal die Artikel mit dem kürzesten Verfallsdatum auswählt.

Langfristig kann dies zu schwerwiegenden Bestandsengpässen führen, die die Patientensicherheit gefährden. Selbst wenn abgelaufene Artikel rechtzeitig erkannt werden, besteht immer noch das Problem, dass abgelaufene Artikel auf Lager sind, für deren Entsorgung das Krankenhaus zusätzliche Mittel aufwenden muss.

Die Inventarliste auf dem neuesten Stand halten

Je größer die Einrichtung ist, desto höher ist der Bedarf an einem ständigen Zustrom von Beständen. Krankenhäuser arbeiten in der Regel mit mehr als einem Lieferanten zusammen und beziehen oft Tausende von Produkten von Hunderten von Anbietern.

Auch dies kann zu einem logistischen Albtraum werden, da wichtige Artikel leicht verloren gehen können. Darüber hinaus kann dies dazu führen, dass das Krankenhaus keinen Zugang zu Leistungen hat, auf die es Anspruch hat, z. B. Erstattungen für fehlerhafte/unbenutzte Produkte.

Verwaltung von Verfallsdaten und Rückrufen

Da Krankenhäuser naturgemäß über einen großen Lagerbestand verfügen (sollten), kann es schwierig sein, ein System einzurichten, das sicherstellt, dass das Personal die Artikel mit dem kürzesten Verfallsdatum auswählt. Langfristig kann dies zu schwerwiegenden Bestandsengpässen führen, die die Patientensicherheit gefährden. Selbst wenn abgelaufene Artikel rechtzeitig erkannt werden, besteht immer noch das Problem, dass abgelaufene Artikel auf Lager sind, für deren Entsorgung das Krankenhaus zusätzliche Mittel aufwenden muss.

Angemessene Lagerbestände

So können beispielsweise Vorräte an teuren, aber nicht verwendeten Antibiotika im Lager verfallen. Ein Lagerraum, der so überfüllt ist, dass eine ordnungsgemäße Triage fast unmöglich ist.Auch dieser Lagerraum muss ordnungsgemäß belüftet und gewartet werden (was zusätzliche Kosten verursacht).
Aber das ist nur eine Facette des Problems. Eine unsachgemäße Lagerverwaltung (in Bezug auf die reine Menge der Produkte) kann sich in zwei weitere Probleme verzweigen:- Stockouts. Dieser Begriff beschreibt den Mangel an bestimmten Artikeln. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter Artikel horten, um sicherzustellen, dass sie sie griffbereit haben - was zu einem Schneeballeffekt in Bezug auf Engpässe führt.

- Überbestände. Eine Überbevorratung ist in der Regel die unmittelbare Folge von Fehlbeständen

- wenn die Krankenhäuser zu vorsichtig sind, kann dies dazu führen, dass sie mehr benötigte Bestände bestellen, was wiederum zu Verfallsproblemen und zusätzlichen Lagerkosten führt.

Unerfasste Kosten

Unerfasste Kosten beschreiben das Versäumnis, die bei bestimmten Verfahren verwendeten Inventarartikel zu erfassen. So kann es beispielsweise vorkommen, dass das Personal es versäumt, direkt in den OP gelieferte Artikel zu erfassen (die definitionsgemäß nicht auf der Inventarliste des Krankenhauses stehen).

Diese Artikel erscheinen dann nicht in der medizinischen Abrechnung, so dass die Krankenhäuser sie nicht erstatten können.
Dies wirkt sich auf den Gewinn des Krankenhauses aus.

Arten der Bestandsführung im Gesundheitswesen

Im Allgemeinen gibt es zwei Arten der Bestandsverwaltung im Gesundheitswesen:
die periodische Bestandsaufnahme und die permanente Bestandsaufnahme.

Jede Art von Bestandsführungssystem hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.
Werfen wir einen kurzen Blick darauf, was die beiden Arten der Bestandsverwaltung beinhalten:

Was ist die permanente Inventur?

Eine permanente Bestandsführung ist ein System zur Verfolgung und Aufzeichnung von Lagerbeständen. Bei diesem System werden alle Käufe und Verkäufe automatisch im System erfasst.

Im Wesentlichen erfasst die Software jede Bestandsänderung in Echtzeit. Da dieses System alle Zugänge, Abgänge, Käufe und Lieferungen erfasst, ist es eines der genauesten Bestandsverwaltungssysteme, die Krankenhäuser einsetzen können. Der Nachteil ist, dass es eine fortschrittliche Software erfordert, die bei unsachgemäßer Handhabung langfristig zu höheren Kosten führen kann.

Was ist eine periodische Bestandsaufnahme?

Im Gegensatz zu permanenten Inventarsystemen werden periodische Inventarsysteme nicht automatisch aktualisiert, sondern erfordern regelmäßige manuelle Eingaben durch die Mitarbeiter. Laut Investopedia ist die periodische Inventur eine "Methode der Bestandsbewertung, bei der in bestimmten Abständen eine physische Zählung des Bestands durchgeführt wird".

Der Prozess läuft folgendermaßen ab: Ein Mitarbeiter führt zu Beginn und am Ende eines bestimmten Zeitraums eine körperliche Bestandsaufnahme durch. Sobald die Mitarbeiter die Inventur durchgeführt haben, wird das System mit den neuen Inventardaten aktualisiert.

Dieses System eignet sich zwar gut für kleinere Einrichtungen des Gesundheitswesens (und ist weniger kostspielig als ein automatisiertes Inventarsystem), lässt aber mehr Raum für Fehler, als wenn es von einem Computer durchgeführt wird.

Nachdem wir uns nun mit den allgemeinen Aspekten der Bestandsverwaltung befasst haben, wollen wir uns nun mit einigen bewährten Verfahren der Bestandsverwaltung in Krankenhäusern befassen, die Sie sofort in Ihrer Gesundheitseinrichtung umsetzen können.

Bestandsverwaltung in Krankenhäusern - Best Practices

Vermeiden Sie Bestandsredundanzen

Redundanzintensive Prozesse können in bestimmten Branchen eine entscheidende Rolle spielen - Flugzeuge beispielsweise werden mit Dutzenden von Redundanzschichten gebaut, nicht so sehr in einem typischen Krankenhaus, das mit einer Drehtür aus verderblichen, hochwertigen Artikeln arbeitet.Interne Richtlinien, die die Redundanz des Inventars fördern, können dazu führen, dass Mitarbeiter überschüssige Artikel bestellen oder Produkte verlegen, was sich auf das Endergebnis des Krankenhauses auswirkt.

Eine gute Möglichkeit, dieses Problem zu vermeiden, ist die Einführung eines Systems, bei dem die Artikel mit Etiketten versehen und kategorisiert werden.

Dieses Organisationssystem hilft den Mitarbeitern, genau das zu finden, was sie brauchen, wenn sie es brauchen, und bietet ihnen einen Anreiz, die Geräte an den richtigen Ort zurückzubringen, wenn sie sie nicht mehr benötigen.

Sammeln Sie Daten und suchen Sie nach Mustern

Ein datengestütztes Bestandsverwaltungssystem ist eine der besten Möglichkeiten, Versorgungsprobleme proaktiv zu lösen. Durch das Sammeln und Optimieren von Daten können medizinische Einrichtungen den Bestand verfolgen und sich auf potenzielle Engpässe vorbereiten, bevor diese in den täglichen Krankenhausbetrieb eindringen. Idealerweise sollte das Ziel darin bestehen, die Abhängigkeit von manuellen Prozessen zu verringern, die fehleranfällig sein können - entweder aufgrund von Prozessen, die von früheren Verwaltungen übernommen wurden, oder aufgrund von menschlichem Versagen, das durch Personalmangel und den hohen Stressfaktor der Arbeit verursacht wird.

Einige Faktoren, die anhand von Daten analysiert werden können, sind:
- Verhältnis zwischen Nutzung und Bestellhäufigkeit- Lebenszyklusmanagement und Wartung der Ausrüstung
- Artikelverwendung in verschiedenen Abteilungen
- Bei welchen Artikeln ist die Wahrscheinlichkeit am größten, dass sie schneller ausgehen, als die Lieferung Schritt halten kann

Implementierung eines Versorgungsmanagementsystems

Die Einrichtung eines Versorgungsmanagementsystems kann den Unterschied zwischen einer unterbestückten Notaufnahme und einer gut funktionierenden Organisation ausmachen.Versorgungsmanagementsysteme sollten mit der Bestandsdatenbank kommunizieren, um Aspekte wie Lagerung, Beschaffung und Verteilung von Vorräten zu berücksichtigen.

Eine weitere wichtige Maßnahme ist die Erstellung klarer Protokolle für die Bestellung und Wiederauffüllung von Vorräten, um die im vorherigen Abschnitt genannten Probleme zu vermeiden.

Kennzeichnung von Geräten und Zubehör

Barcodes und Etiketten sind ein sicheres Mittel zur effizienten Verwaltung des Inventars, insbesondere bei verderblichen Artikeln mit geringer Haltbarkeit.
Mit diesem System können Krankenhäuser problemlos Check-in/Check-out-Abläufe für medizinische Instrumente wie Stethoskope einrichten und sicherstellen, dass das Personal diese Artikel griffbereit hat. Außerdem verringern Etiketten und Barcodes das Risiko, dass Instrumente verloren gehen oder verlegt werden.

Erstellen Sie eine klare Verantwortungskette

(optional) Umstellung auf eine Lean-Strategie

(optional) Move to a lean strategy

Mithilfe von Lean-Strategien kann Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen seine Lagerbestände optimieren und Verschwendung reduzieren. Bei Lean-Strategien geht es um die Rationalisierung von Prozessen - nicht um Einsparungen -, damit die medizinischen Fachkräfte über die nötigen Geräte und Materialien verfügen.

Bestandsmanagement im Krankenhaus im Überblick

Es gibt viele Ansätze für die Bestandsverwaltung im Krankenhaus - dieser Artikel kratzt nur an der Oberfläche. Wenn Sie jedoch die in diesem Artikel beschriebenen Praktiken befolgen, werden Sie einen großen Schritt zur Optimierung des Lagerbestands in Ihrem Krankenhaus machen.